1. Verantwortliche Stelle

Kornelia Neumeier KoLoGen Fürholzen 32, 85276 Pfaffenhofen a.d.Ilm Telefon: +49 151 2626 5487

E-Mail: kontakt@kologen.de

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der weiteren geltenden Datenschutzvorschriften ist Kornelia Neumeier.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten Ich verarbeite personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung meiner Website, zur Bearbeitung von Anfragen sowie zur Vorbereitung und Durchführung meiner Beratungs- und Coaching-Leistungen erforderlich ist. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Angaben zu persönlichen Zielen und Lebensstil sowie – soweit für die vereinbarte Leistung erforderlich – gesundheitsbezogene Informationen, vorhandene Labor- und Testergebnisse oder andere von dir zur Verfügung gestellte Unterlagen gehören. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten oder genetische Daten, verarbeitet werden, erfolgt dies – soweit keine andere gesetzliche Grundlage einschlägig ist – auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Alle personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet.

Im Rahmen bestimmter KoLoGen-Leistungen können genetische oder epigenetische Analysen und die daraus gewonnenen Ergebnisse in die individuelle Gesundheits- und Lifestyle-Beratung einbezogen werden. Genetische und gesundheitsbezogene Daten gehören zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten. Ihre Verarbeitung durch mich erfolgt ausschließlich mit deiner ausdrücklichen Einwilligung und nur für die zuvor vereinbarten Zwecke. Die Ergebnisse können insbesondere dazu genutzt werden, individuelle Zusammenhänge besser zu verstehen und Empfehlungen zu Ernährung, Bewegung, Stressregulation, Mikronährstoffversorgung, Lebensstil und Prävention persönlicher einzuordnen. Sie werden von mir nicht zur medizinischen Diagnosestellung oder Behandlung von Erkrankungen verwendet. Die von mir eingesetzten genetischen und epigenetischen Tests werden von dir selbst beim jeweiligen Testanbieter, beispielsweise Nordic Laboratories oder HealthBioCare, beauftragt. Für die Durchführung der Analyse und die damit verbundene Verarbeitung deiner Daten durch den Testanbieter ist dieser nach Maßgabe seiner eigenen Datenschutzinformationen verantwortlich. Soweit dies vom jeweiligen Testanbieter vorgesehen und von dir freigegeben ist, erhalte ich als betreuende Partnerin über einen eigenen Partnerzugang Zugriff auf die für die Beratung bereitgestellten Testergebnisse. Dies umfasst den Abruf, die Einsicht und die Auswertung der Ergebnisse im Rahmen der vereinbarten Beratung. Deine persönlichen Zugangsdaten zum Kundenkonto werden von mir nicht benötigt oder gespeichert. Die mir auf diesem Weg oder von dir direkt zur Verfügung gestellten Analyseergebnisse werden vertraulich behandelt und ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Beratung und Begleitung verwendet. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn dies datenschutzrechtlich zulässig ist oder du ausdrücklich eingewilligt hast. Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den vereinbarten Zweck erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Grundlage eine weitere Aufbewahrung rechtfertigt.

4. Zugriffsdaten / Server-Logfiles Beim Aufruf meiner Website erhebt der Hosting-Anbieter Onepage automatisch technische Informationen, die dein Browser übermittelt. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL sowie aufgerufene Seiten. Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines sicheren und störungsfreien Betriebs der Website sowie zur technischen Optimierung. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für technische und sicherheitsrelevante Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb dieser Website.

5. Terminbuchung über Calendly Für die Online-Terminbuchung nutze ich Calendly. Anbieter ist Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Bei einer Terminbuchung werden insbesondere dein Name, deine E-Mail-Adresse, der gewünschte Termin sowie organisatorische Angaben zur Terminvereinbarung verarbeitet. Zusätzlich kann zur Vorbereitung des Gesprächs nach dem allgemeinen Themenbereich gefragt werden. Bitte übermittle über Calendly keine Diagnosen, konkreten Beschwerden, Laborwerte, Medikamentenangaben, genetischen Daten oder sonstigen sensiblen Gesundheitsinformationen. Für solche Informationen stelle ich bei Bedarf einen gesonderten geschützten Übertragungsweg zur Verfügung. Die Verarbeitung erfolgt zur Terminvereinbarung und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. des bestehenden Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Calendly verarbeitet Daten als Dienstleister. Der Datenverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) ist nach Angaben von Calendly Bestandteil der Nutzungsbedingungen. Bei einer Verarbeitung bzw. Übermittlung in die USA werden die hierfür vorgesehenen datenschutzrechtlichen Schutzmechanismen eingesetzt.

Für meine geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutze ich Google Workspace, insbesondere Gmail. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Kommunikationsinhalte sowie gegebenenfalls weitere von dir übermittelte Informationen verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen sowie zur Anbahnung und Durchführung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Online-Beratungen und Coachinggespräche nutze ich Google Meet als Bestandteil von Google Workspace. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Verbindungs- und Besprechungsdaten sowie die während der Videokonferenz übertragenen Audio- und Videoinhalte verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vereinbarter Beratungs- und Coachingtermine gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit im Gespräch Gesundheitsdaten, genetische Daten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Google verarbeitet die Daten im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zu Google Workspace und zur Auftragsverarbeitung. Eine Verarbeitung einzelner Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht vollständig ausgeschlossen werden; hierfür gelten die vorgesehenen datenschutzrechtlichen Schutzmechanismen.

Soweit Gesundheitsdaten, genetische Daten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Google verarbeitet die Daten im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Eine Verarbeitung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht vollständig ausgeschlossen werden; hierfür gelten die vorgesehenen datenschutzrechtlichen Schutzmechanismen.

Für Online-Beratungen und Coachinggespräche nutze ich Google Meet als Bestandteil von Google Workspace. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Verbindungs- und Besprechungsdaten sowie die während der Videokonferenz übertragenen Audio- und Videoinhalte verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vereinbarter Beratungs- und Coachingtermine gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit im Gespräch Gesundheitsdaten, genetische Daten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Google verarbeitet die Daten im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zu Google Workspace und zur Auftragsverarbeitung. Eine Verarbeitung einzelner Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht vollständig ausgeschlossen werden; hierfür gelten die vorgesehenen datenschutzrechtlichen Schutzmechanismen. Videogespräche werden von mir grundsätzlich nicht aufgezeichnet oder transkribiert. Auch automatisierte KI-gestützte Gesprächsprotokolle werden von mir nicht standardmäßig eingesetzt.

Für die Speicherung und den geschützten Austausch von Dokumenten nutze ich Google Drive als Bestandteil von Google Workspace. Dabei können insbesondere Coaching-Unterlagen, Fragebögen, Labor- und Testergebnisse sowie Gesundheits- und genetische Daten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten – soweit erforderlich – auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Der Zugriff auf Klientendokumente wird auf berechtigte Personen beschränkt. Für die von der Datenregionsfunktion erfassten ruhenden Daten ist die Region Europa ausgewählt. Eine Verarbeitung einzelner Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann dennoch nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Für eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation können – soweit vereinbart – Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Signal genutzt werden. WhatsApp wird insbesondere für organisatorische Absprachen und kurze Rückfragen genutzt. Gesundheitsdaten, genetische Daten, Laborbefunde oder andere besonders sensible Informationen sollen darüber grundsätzlich nicht übermittelt werden. WhatsApp-Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; der Anbieter verarbeitet jedoch auch Verbindungs- und Nutzungsdaten. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Dublin, Irland. Auf Wunsch kann alternativ Signal genutzt werden. Auch Signal verwendet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Verarbeitung erfolgt zur Kommunikation im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen oder eines bestehenden Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von WhatsApp und Signal.

9. Weitergabe von Daten Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Durchführung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist, du ausdrücklich eingewilligt hast oder eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht. Soweit externe Dienstleister in meinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

10. Speicherdauer Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Klientenbezogene Beratungs- und Coachingunterlagen werden grundsätzlich bis zum Ablauf des vierten Kalenderjahres nach Beendigung der Zusammenarbeit aufbewahrt. Die Aufbewahrung dient insbesondere der Dokumentation der erbrachten Leistungen sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung möglicher Rechtsansprüche. Für einzelne Unterlagen gelten längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Rechnungen und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben acht Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung rechtfertigt.

11. Deine Rechte Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf: • Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) • Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO) • Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO) • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO) • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Wahrnehmung deiner Rechte genügt eine E-Mail an kontakt@kologen.de

12. Beschwerderecht Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Ich setze angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Weitergabe zu schützen. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend dem Schutzbedarf der verarbeiteten Daten und der technischen Entwicklung angepasst.

Meine Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesen externen Websites ist der jeweilige Anbieter verantwortlich. Beim Aufruf gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

15. Aktualität der Datenschutzerklärung Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Durch Änderungen meiner Leistungen, eingesetzter Dienste oder gesetzlicher Anforderungen kann eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website abrufbar.